Les objectifs du site et les bénéfices offerts

VITACOPRO est la réponse aux problèmes de gestion que doivent résoudre les copropriétaires et surtout les membres des Conseils Syndicaux, dans les copropriétés immobilières.

Celles-ci sont très souvent confrontées à une multitude de problèmes techniques, à une impossibilité de communiquer efficacement entre copropriétaires, à des difficultés pour centraliser et organiser les informations et documents en rapport avec la copro, et bien souvent à une prise en charge approximative de leurs problèmatiques par les constructeurs, les intervenants professionnels, et même par certains Syndics de copropriété, pourtant en charge de leur bonne gestion.

Lorsque les différents acteurs qui participent à la vie de la copro ne travaillent pas efficacement et n'échangent pas leurs informations, le résultat final est une absence d'organisation, de controle, de suivi, et d'efficacité dans la gestion du collectif et de ses dossiers. Au final, c'est l'ensemble des copropriétaires qui patit de ces manques, et le conseil syndical qui subit des pertes de temps et un stress permanent.

VITACOPRO est né de ce constat, de cette absence de moyens dédiés aux copropriétaires et membres de conseils syndicaux. Le site leur offre la possibilité de prendre les commandes de leur copro, en centralisant toutes les problématiques et les informations, en historisant les échanges et les actions, en permettant de constituter des dossiers clairs et fiables.

Cette plateforme applicative a été réfléchie, conçue, testée, et optimisée par des copropriétaires et des membres de Conseil syndical, complètement investis dans leur copro. Il a été pensé comme un "couteau suisse", permettant de répondre aux problèmes qui se sont posés dans notre copro pendant plusieurs années. Avec le temps, il a évolué vers un site moderne et s'est ouvert au plus grand nombre.

VITACOPRO est une plateforme collaborative qui apporte des solutions concrètes et efficaces à la majorité de vos problèmes de gestion de copro, et qui évolue régulièrement en fonction de vos besoins.

Les objectifs affichés par le site

• créer un espace communautaire pour faciliter et accélerer la bonne gestion de la copro
• offrir à tous une visibilité maximale sur la copropriété et sa gestion
• offrir un moyen moderne aux copropriétaires de gérer et optimiser leur investissement
• offrir un ensemble complet d'outils aux membres du conseil syndical pour mener à bien leurs actions
• permettre à tous de suivre les actions du conseil syndical, d'y participer et de les commenter si besoin
• gagner en visibilité, en clarté, en rapidité, en fiabilité, en efficacité, lors de toutes les démarches
• augmenter le pouvoir de controle et de gestion des copropriétaires sur leur copro
• diminuer le pouvoir monopolistique du syndic sur la copro, et rendre sa gestion plus transparente
• faire en sorte que la copro et sa gestion ne soient plus une zone de flou, mais une activité maitrisée
• fédérer tous les copropriétaires, en les impliquant, et renforcer les moyens d'action du Conseil Syndical
• permettre à tous les acteurs de la copro de communiquer facilement et efficacement
• impliquer le Syndic de copropriété, en lui demandant de s'investir sur le site et de mieux partager ses informations
• profiter des conseils et des expériences de la communauté, et partager les problèmes afin d'obtenir soutien et aide

Les bénéfices et la valeur ajoutée offerts par VITACOPRO

Voici réunis en 4 grands thèmes les principaux bénéfices apportés par le site. Ils vous sont proposés d'une manière pragmatique, sous la forme d'une comparaison "avant/après". Ainsi, vous pouvez constater rapidement où se situe la valeur ajoutée de VITACOPRO...

• Le stockage des documents et des informations, puis leur recherche
• Avant : les documents, e-mails, et autres informations sont détenues indépendamment par chaque copropriétaire et membre du conseil syndical. La collecte et la recherche sont difficiles. Des documents sont perdus ou difficiles à retrouver, des informations supprimées ou perdues. Lorsqu'un copropriétaire est absent personne ne peut prendre connaissance des documents et infos en sa possession. Certaines informations sont mal classées, parfois mal comprises, et les faits sont souvent difficiles à établir et à comprendre après un certain temps. Lorsqu'un nouveau copropriétaire arrive dans la copro, il faut se débrouiller pour lui transmettre des copies des documents existants et l'informer de l'historique des actions et des faits.
• Après : tous les documents et toutes les informations sont centralisées sur le site, et accessibles instantanément par tous. L'information est recoupée et analysée par tous les utilisateurs, ce qui permet de la fiabiliser au maximum.
• Bénéfices : grande facilité pour retrouver les documents et les informations. Accessibilité immédiate depuis n'importe quel navigateur Internet. Gain de temps lors des recherches. Faible risques de pertes de documents ou d'informations. Vérifications multiples des infos par les utilisateurs. L'historique de la copro est conservé sur le site. Un nouvel arrivant peut prendre connaissance de l'état de la copro sans assistance et rapidement.
• La communication entre les différents acteurs, le partage d'information et d'expérience
• Avant : la communication est relativement faible entre les copropriétaires. Les propriétaires bailleurs sont tenus à l'écart des informations et des décisions, et ne peuvent que tenter de tout comprendre, en une fois, le jour de l'assemblée générale. Les membres du Conseil Syndical communiquent en s'envoyant de nombreux e-mails et essayent de s'organiser des réunions entre eux, lorsque tout le monde réussit à être disponible. Les échanges d'informations se font de manière anarchique. Le fil de discussion autour d'un dossier ne peut être conservé intact que si une personne ayant beaucoup de volonté se charge de tout collecter de son côté. Il devient difficile de retracer le déroulement de discussions et de scéances de travail après quelques mois passés. Enfin, la copro ne bénéficie pas des avis et des expériences des copropriétaires, sachant que parmis eux figurent de nombreux professionnels qui peuvent se révéler très utiles.
• Après : les informations peuvent être échangées entre tous les acteurs sous la forme de fils de discussions, de forums, d'une messagerie, d'articles, et de commentaires placés au sein de dossiers qui ont été créés pour traiter chaque problématique. Des documents peuvent être versées aux dossiers, ce qui permet de tout réunir au même endroit. Les réunions sont plannifiées de manière collaborative sur le site, de manière à optimiser le temps de chacun. Des appels à expertise et à expériences sont proposés à tous les copropriétaires, mais aussi à d'autres copropriétés et conseils syndicaux.
• Bénéfices : la communication générale est grandement améliorée entre tous les copropriétaires et les membres du conseil syndical. L'historique de la copro et du traitement de chaque dossier sont conservés sur le site. Chaque contributeur gagne du temps, à ne pas envoyer de multiples e-mails et relire les retours multiples. Le conseil et l'expertise sont partagés et bénéficient à la bonne gestion de la copro.
• L'organisation du travail, des réunions, des assemblées générales
• Avant : des réunions du conseil syndical sont effecutées, mais souvent décalées dans le temps du fait de la difficulté de gérer les disponibilités de chacun. Durant ces réunions ils manque souvent des membres du conseil. Les autres copropriétaires ne peuvent pas se réunir pour aborder les problématiques de la copro. Le seul moment où une majorité de copropriétaires se réunit, c'est lors de l'AG annuelle. Malheureusement, les deux heures qui sont alors prévues ne suffisent pas à aborder - même rapidement - la gestion et les démarches qui ont ete effectuées pendant une année complète, notamment de la part des membres du conseil syndical. Les copropriétaires ne peuvent globalement pas intervenir dans la gestion de la copro et de ses problématiques, ni aider à résoudre les problèmes épineux.
• Après : les réunions sont plannifiées sur le site, avec la possibilité de proposer les thèmes à aborder et de les commenter. Même si une personne ne pourra pas participer à la réunion, elle peut au moins participer sur le site, donner son avis, et débattre sur chaque thème. Les assemblées générales sont organisées de la même façon, avec en plus une description complète du lieu et la possibilité de télécharger le PV d'assemblée lorsque celui-ci est disponible.
• Bénéfices : les réunions de travail sont facilitées et elles peuvent commencer sur le site, avant toute rencontre. Les intervenants perdent moins de temps à organiser les réunions, tout en impliquant plus de personnes autour de la table.
• La gestion des dossiers traitant de problèmes, de travaux, ou de propositions d'améliorations de la copro
• Avant : la constitution d'un dossier pour traiter et suivre un problème est laborieux. Cela demande qu'un membre du conseil syndical centralise les informations et les documents, note tous les échanges, conserve tous les e-mails, et historise les faits. Dans la réalité, et lorsque cette démarche est bien faite, cela se traduit par un dossier papier conséquent et par des fichiers numériques (correspondance par mail, fichiers de tableur). Ce dossier n'est pas directement consultable par les autres membres du conseil syndical, et encore moins par les autres copropriétaires. Le problème est le même lorsqu'il s'agit de constituer un dossier pour envisager des travaux ou des améliorations de la copro. Dans ces deux cas il n'est même pas envisageable de demander leur avis aux copropriétaires, ni de procéder à un vote pour savoir si le projet est viable en assemblée.
• Après : un dossier peut être ouvert sur le site pour traiter un problème existant, envisager des travaux dans la copro, ou étudier un point d'amélioration. Chaque dossier est centralisé, consultable par les copropriétaires, qui peuvent le commenter et y apporter de nouvelles pièces à tout moment. Un sondage permanent est également réalisé, de manière à connaitre l'avis de tous, et faire resortir une tendance (avis favorable ou défavorable).
• Bénéfices : Le travail de constitution d'un dossier est moins laborieux, même pour une seule personne. L'évolution du dossier suis les recommandations de chacun, ce qui constitue un gain de temps avant la validation en assemblée générale (extraordinaire ou non). Enfin, en cas de litige (sur un dossier traitant d'un problème) le dossier peut être consulté par un expert directement sur le site, et même imprimé pour des tiers.