VitaCopro : les copropriétaires aux commandes de leur copropriété
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Questions et Réponses

La page des questions-réponses vous permet de trouver rapidement une réponse à vos questions les plus courantes. Vous gagnez ainsi du temps, et vous avez une visibilité complète sur notre service et sur les bénéfices qu'il vous apporte en tant que copropriétaire ou membre de conseil syndical. N'hésitez pas à nous suggérer de nouveaux sujets à y faire figurer.

  • Pourquoi avoir créé le site VITACOPRO ?
  • Tout d'abord pour gérer nos propres problèmes dans notre copropriété. Un site web paraissait être la meilleure solution pour répertorier et stocker tous les problèmes et toutes les informations. C'était aussi le meilleur moyen pour que l'ensemble des copropriétaires et membres du Conseil Syndical aient facilement accès aux infos depuis n'importe quel endroit. Le projet de départ a rapidement évolué pour permettre des communications en temps réel car les échanges d'informations par e-mails ont assez rapidement montrés leurs limites. Puis il s'est étoffé pour permettre de programmer des évènements, télécharger des documents et des photos, créer des articles, donner son avis sur les intervenants professionnels... Maintenant, le site est ouvert pour le plus grand nombre et s'enrichi régulièrement, avec l'objectif affiché de proposer un environnement collaboratif et communautaire le plus utile et le plus efficace possible. retour au menu supérieur
  • A quoi peut nous servir ce site exactement ?
  • Il va vous servir à gérer les informations, les évènements, et les problématiques au sein de votre copropriété. Par exemple le suivi des problèmes et des travaux, la gestion des assemblées générales, la gestion des listes de contacts (copropriétaires, membres du Conseil Syndical, acteurs du Syndic) avec leurs coordonnées, la mise à disposition de documents techniques, la création d'articles, l'envoi automatique d'alertes e-mail lors des évènements importants, et bien d'autres encore. L'objectif principal et primordial du site est de permettre à tous les acteurs de la copro de se retrouver, de discuter, d'échanger et stocker des informations, de solutionner leurs problèmes, et par la force des choses de gagner du temps et de la visibilité. retour au menu supérieur
  • Si notre copro s'abonne, ça nous engage à quoi ?
  • L'engagement est simple : en échange du prix de l'abonnement vous bénéficiez d'un accès complet au site pendant la durée choisie. Il n'y a aucune option cachée, aucun surcout lié à l'utilisation ou à la fréquentation, ni aucun quota dissimulé. L'utilisation du site implique simplement l'acceptation - classique - des CGU (conditions générales d'utilisation) par chaque utilisateur. retour au menu supérieur
  • Comment s'abonne-t-on ?
  • Si vous décidez de vous abonner à notre service nous vous conseillons d'obtenir l'accord préalable des membres du Conseil Syndical, afin qu'ils soient collectivement responsable de la décision. Ensuite, si vous dépendez d'un gestionnaire professionnel (syndic de copropriété) demandez-lui de faire la démarche d'abonnement, et demandez-lui d'enregistrer le coût de l'abonnement dans les frais de fonctionnement de la copro. Si vous êtes en autogestion, alors un des copropriétaires devra procéder au paiement pour tous les autres. Si la copro s'abonne pour la première fois, alors suivez le processus d'abonnement accessible depuis le menu de gauche. Si la copro a déjà été abonnée et que vous souhaitez renouveler votre abonnement, alors utilisez les fonctions prévues à cet effet dans l'espace privatif du site. retour au menu supérieur
  • Que se passe-t-il à l'échéance de l'abonnement ? Sommes-nous prévenus avant ?
  • Afin de vous permettre de maitriser la gestion des abonnements, nous ne reconduisons pas automatiquement votre abonnement lorsqu'il arrive à terme. Les membres du Conseil Syndical ont donc la responsabilité de procéder à la reconduction de l'abonnement, et d'en demander l'exécution par le Syndic. Les membres du Conseil Syndical et les personnels habilités du Syndic sont prévenus par e-mail (et également au sein de la partie privative du site) avant l'échéance. Vous êtes donc libres d'arrêter l'abonnement sans avoir à envoyer de lettre recommandée. Notez bien que si vous tardez à reconduire l'abonnement et que celui-ci s'arrête, il sera toujours possible de le reconduire normalement plus tard car la copro n'est jamais détruite. retour au menu supérieur
  • Si nous décidons de stopper notre abonnement, qu'adviendra-t-il de notre copro sur le site ?
  • Si vous dépassez l'échéance de votre abonnement et ne le reconduisez pas, alors la plupart des accès au site seront verrouillés ou fortement limités, mais votre copro continuera d'exister au sein du site. Aucune donnée ni ressource ne sera effacée. Cela vous permet de vous réabonner plus tard si vous le souhaitez. retour au menu supérieur
  • Ce service est-il payant ?
  • En partie, oui. Le site est constitué de deux parties : la première partie « grand-public » est gratuite, et vous pouvez y trouver un certain nombre d'informations utiles. La seconde partie est privative car elle constitue l'environnement de communication et de gestion de votre copro : c'est à la fois la plus utile et celle qui a été la plus complexe à concevoir et réaliser. La partie privative est donc payante. Cependant, le tarif est très raisonnable. retour au menu supérieur
  • Quel est son cout ?
  • Le coût de l'abonnement à VitaCopro est calculé pour chaque copropriété. Il est constitué d'une base fixe, à laquelle s'ajoute un montant qui est fonction du nombre de copropriétaires qui vont utiliser le site, ainsi que du nombre de lots à gérer dans la copro. Nous vous proposons un configurateur très complet pour calculer le prix de l'abonnement pour votre copro. La formule d'abonnement est simple : vous démarrez avec notre formule « Découverte » qui vous propose tous les services pendant 6 mois à tarif réduit, puis vous continuez avec un abonnement normal sur 12 mois. Les tarifs des deux formules sont données par le configurateur, avec en plus, le détail des tarifs par copropriétaire et par mois. retour au menu supérieur
  • Quelles garanties de service et de qualité de service aurons-nous ?
  • Le service (le site) est normalement accessible 24h sur 24 et sept jours sur sept, toute l'année. Ceci dit des arrêts du service peuvent survenir et nous ne garantissons pas que le service soit accessible à 100% du temps. Ces arrêts peuvent être involontaires (pannes, problèmes de réseau, engorgement de serveurs) ou volontaires (maintenance, migration de serveurs, redémarrage de certains modules applicatifs). Dans tous les cas nous nous mobiliserons pour que de telles coupures soient les plus brèves possibles. Nous nous engageons également à repousser les échéances des abonnements dans le cas où des coupures trop importantes auraient lieu (c'est à dire pour tout arrêt du service d'une durée supérieure à une journée). Dans le cas de coupures programmées et de longue durée, tous les utilisateurs seront prévenus à l'avance par le biais du site. En ce qui concerne la qualité de service nous ferons le maximum pour vous offrir un service rapide, fluide et performant, afin que chacun puisse utiliser le site dans les meilleures conditions possibles. retour au menu supérieur
  • Que se passe-t-il si l'un des utilisateurs abuse du service ?
  • Si un utilisateur de votre copro ne respecte pas les CGU ou pose des problèmes à la communauté, alors il est de la responsabilité des membres du Conseil Syndical, des modérateurs, et de l'administrateur de copro de le rappeler à l'ordre. L'administrateur de copro peut éventuellement sanctionner cet utilisateur en verrouillant momentanément son accès au site. Le Webmaster du site peut à son tour intervenir pour rappeler à l'ordre tout utilisateur (quel que soit son rôle dans le site) et éventuellement verrouiller son compte. Dans le cas où un administrateur de copro abuserait de son pouvoir, il peut être destitué par vote de la part des autres membres du Conseil Syndical, voir même de l'ensemble des copropriétaires. retour au menu supérieur
  • Je possède des lots dans plusieurs copropriétés. Dois-je utiliser plusieurs comptes utilisateurs ?
  • Non, pas forcément. Vous pouvez utiliser plusieurs comptes si vous le souhaitez, bien évidemment. Mais un système a été prévu sur le site pour vous permettre de "brancher" le même compte utilisateur sur toutes les copros auxquelles vous avez accès. Dans ce cas, lorsque vous vous connectez, le choix de la copro à laquelle vous voulez accéder se fait au moyen d'une liste déroulante. retour au menu supérieur
  • Proposez-vous une assistance (téléphone, mail/courriel) si j'ai des questions ou un problème ?
  • Afin de répondre à vos interrogations et aux problèmes que vous pourriez rencontrer, nous avons mis en place plusieurs dispositifs. Le premier est évidemment une possibilité de contacter le webmaster du site (personne en charge de la gestion du site, du côté VitaCopro). Vous avez donc à disposition une adresse mail (courriel) et un formulaire de contact sur le site. En second lieu, vous pouvez utiliser notre service « boite à idées » si vous souhaitez nous aider à améliorer le site ou l'un de ses outils. Enfin, vous pouvez signaler tout problème technique en utilisant simplement notre outil de signalement de problème. Actuellement, il n'y a pas d'assistance téléphonique disponible, car notre équipe n'est pas en mesure de répondre à des coups de fil 24h sur 24. Cependant, toute demande transmise par le biais des outils qui vous sont proposés nous arrive instantanément, et nous sommes en mesure d'y répondre assez rapidement (sous quelques minutes à quelques heures). Vous ne resterez donc pas sans réponse de notre part pendant plusieurs jours. retour au menu supérieur
  • Y-a-t-il une aide en ligne ou une notice pour comprendre le fonctionnement du site et des outils ?
  • Oui. Vous avez accès à une aide sur le site pour comprendre le fonctionnement de chaque outil. retour au menu supérieur
  • Les outils que vous proposez sont-ils faciles à utiliser ? Vais-je avoir du mal à les comprendre ?
  • Nous avons conçu des outils modernes, ergonomiques, faciles à comprendre et à utiliser. Il faut très peu de temps pour les appréhender, même pour une personne n'ayant pas beaucoup l'habitude des outils Internet. Les outils sont très visuels et parlent généralement d'eux-mêmes. En cas de difficulté, vous trouverez des bulles d'aide à proximité des outils, des notes d'explications, et vous pourrez vous référer à la notice générale disponible sur le site. Nos testeurs travaillent en permanence pour donner un avis objectif sur l'utilisation des outils et nous permettre de les améliorer. retour au menu supérieur
  • Suis-je autonome pour communiquer avec les autres, pour gérer des informations, ou pour gérer des documents ?
  • En règle très générale, oui. L'ensemble des outils qui sont mis à votre disposition sur le site vous permettront de gérer la communication, les informations et les documents en toute autonomie. Vous n'avez généralement pas besoin d'assistance ni d'une compétence particulière, et serez donc en mesure de gérer vous-même les parties du site auxquelles vous aurez le droit d'accéder (notez que certaines parties proposent des fonctions réservées aux membres du conseil syndical). Quelques opérations demandent un effort légèrement plus technique, comme par exemple utiliser un scanneur pour numériser des documents papier, puis assembler les fichiers produits en un document PDF qui pourra être téléchargé sur le site. Ce type d'opération pourra être effectué par ceux d'entre les copropriétaires qui se sentent le plus à l'aise avec les outils informatiques (dont ils disposent), et qui pourront alors le faire pour le compte des autres copropriétaires. retour au menu supérieur
  • Nous avons effectué notre première demande d'abonnement. Quand pourrons-nous nous connecter ?
  • Une fois la demande d'abonnement effectuée, et une fois le montant de l'abonnement perçu par nos services, nous procédons à la création de la copropriété. Lorsque la création est effective un e-mail est envoyé à l'Administrateur de Copro, avec ses codes d'accès à l'espace privatif de la copro sur le site. Notez que l'administrateur de copro est un des membres du Conseil Syndical explicitement désigné lors du processus d'abonnement pour assumer ce rôle. Une fois que l'administrateur s'est connecté à l'espace privatif de la copro, il peut commencer à créer les autres comptes utilisateurs. Chaque nouveau compte créé (et activé) permet alors à l'utilisateur correspondant de se connecter à son tour. retour au menu supérieur
  • En principe je devrais avoir accès au site, mais je n'arrive pas à me connecter. Que se passe-t-il ?
  • Vérifiez que votre Administrateur de Copro à bien créé votre compte et que celui-ci est bien activé (l'accès au site vous est alors permis). Vérifiez ensuite que vos codes d'accès sont valables. Vous en avez reçu par défaut lors de la création de votre compte, mais vous les avez peut-être changés par la suite. Notez également que vous devez utiliser un navigateur Internet récent pour accéder au site. Il doit notamment autoriser l'exécution des scripts "JavaScript" et autoriser les cookies, sinon vous ne pourrez pas vous connecter ni utiliser la partie privative du site. retour au menu supérieur
  • Le site centralise toutes les informations et documents de notre copro. N'y a-t-il pas un risque que ces données et ressources soient perdues un jour ?
  • Le risque existe, mais il est extrêmement faible. Toutes les données et les ressources en ligne sont stockées sur des matériels performants et redondants, ce qui assure leur fiabilité. En outre, des sauvegardes sont programmées plusieurs fois par jour, et transférées sur des matériels différents. L'ensemble des données et ressources récentes existent donc sur des espaces de stockage distincts. En cas de panne subite du système, le site pourra redémarrer avec les données et ressources des dernières sauvegardes. retour au menu supérieur
  • Est-ce que le site stocke nos données personnelles ? Ces données sont-elles protégées ?
  • Oui, le site stocke des données personnelles propres à chaque utilisateur. Ce sont vos nom et prénom, adresse, numéro de téléphone fixe et mobile (nb: si vous souhaitez les partager avec les copropriétaires) et votre photo. La protection de ces données est assurée par le site : tout d'abord aucune donnée ne sera jamais retransmise à un tiers, ensuite ces données sont stockées dans une base de données professionnelle sécurisée, enfin la gestion des données personnelles sur le site est déclarée à la CNIL. Vos données personnelles ne servent qu'au sein du site. Dans le cas où vous souhaitez publier un article ou réaliser un témoignage (destinés à apparaitre sur la partie "grand public" du site) vous pouvez contrôler les données qui sont affichées. retour au menu supérieur
  • Est-ce que le site est déclaré à la CNIL ?
  • Oui, la gestion des données personnelles effectuée au sein du site VitaCopro est déclarée à la CNIL sous le numéro 1545297 v0. retour au menu supérieur
  • Si nous décidons de ne plus jamais utiliser VitaCopro, pourrons-nous récupérer les données et les documents stockés sur le site ?
  • Oui. Cependant ce service est payant. En effet, VitaCopro offre un éventail très large d'outils pour gérer des informations et des documents, et le stockage de ces éléments est relativement complexe. Pour cette raison, si vous souhaitez tout récupérer, une opération manuelle doit être envisagée pour collecter toutes les données de la copro, puis les rassembler sur un support numérique et vous les transmettre. Le cout de cette opération est actuellement fixé à 600 € ttc (payable d'avance lors de votre demande de récupération des données). Le résultat de la collecte des données est un ensemble de fichiers de stockage, proposés dans des formats standards, et que vous pourrez ré-exploiter assez aisément. retour au menu supérieur
  • Qui a conçu le site et qui l'édite ?
  • Le site VitaCopro a été conçu et réalisé par un groupe de copropriétaires, dont certains sont experts en informatique et en création de sites Internet. Ces copropriétaires sont également - pour plusieurs d'entre eux - membres d'un conseil syndical, et très impliqués dans la gestion de leur copropriété depuis plusieurs années. L'équipe actuelle qui gère le site est toujours la même qu'au départ... mais elle a gagné quelques nouveaux membres, qui ont décidé d'aider à développer VitaCopro. Parmi ces nouvelles recrues, des copropriétaires, des membres et des présidents de conseils syndicaux, des experts dans divers domaines, des rédacteurs d'articles... etc. L'éditeur de VitaCopro est le porteur du projet d'origine, qui est lui-même copropriétaire et membre d'un conseil syndical depuis plusieurs années. retour au menu supérieur
  • Avez-vous un rapport quelconque avec les sociétés immobilières (promoteurs, syndics...etc.) ? Quel est votre degré d'indépendance ?
  • Non. Nous sommes totalement indépendants de ces sociétés ou organisations. VitaCopro est conçu, développé, et édité par un groupe de copropriétaires qui n'ont aucun lien de parenté ou de subordination avec les professionnels de l'immobilier. Cela nous permet d'assurer l'indépendance du site VitaCopro et de ses services vis à vis des acteurs externes, et surtout, de garantir aux copropriétaires que le site répondra parfaitement à leurs attentes, sans interférences extérieures ni parti pris. Notre indépendance est donc totale. retour au menu supérieur